Resumo executivo

A acuracidade de estoque é um dos principais indicadores da eficiência logística, pois mede o grau de confiabilidade entre o estoque físico e as informações registradas nos sistemas de gestão. Quanto maior sua precisão, maior a capacidade da empresa de planejar compras, reduzir perdas, evitar rupturas, otimizar o capital investido e tomar decisões baseadas em dados confiáveis.

No segmento de produtos para saúde, esse indicador assume importância ainda maior devido às exigências regulatórias, à necessidade de rastreabilidade completa de lotes e datas de validade e aos riscos operacionais envolvidos.

Divergências de estoque podem comprometer auditorias, dificultar processos de recall, gerar desperdícios e, em situações críticas, impactar diretamente a continuidade do atendimento ao paciente.

Neste artigo, apresentamos os principais fatores que influenciam a acuracidade, seus impactos financeiros e operacionais, as melhores práticas para aumentar a confiabilidade do estoque e o papel da tecnologia e dos indicadores na construção de operações logísticas mais seguras, eficientes e competitivas.

Acuracidade em números

A importância da acuracidade pode ser facilmente percebida quando analisamos seus impactos financeiros e operacionais. Estudos do setor demonstram que divergências de estoque continuam sendo uma das principais causas de perdas nas operações logísticas, afetando diretamente custos, produtividade, nível de serviço e disponibilidade de produtos.

Os dados do setor mostram que a baixa acuracidade de estoque já é um problema disseminado e com efeitos financeiros mensuráveis:

Os números demonstram que pequenas diferenças percentuais podem gerar impactos financeiros expressivos, especialmente em operações de grande porte e alta complexidade.

Introdução

Uma operação logística pode contar com profissionais qualificados, tecnologia de ponta e processos bem estruturados. Ainda assim, se as informações do estoque não refletirem fielmente a realidade do armazém, toda a cadeia de suprimentos passa a operar com um elevado grau de incerteza.

Decisões relacionadas a compras, produção, abastecimento, distribuição e atendimento aos clientes dependem diretamente da confiabilidade dessas informações. Quando ocorrem divergências entre o estoque físico e o sistema, aumentam os riscos de rupturas, perdas financeiras, retrabalhos e redução do nível de serviço.

Na logística de produtos para saúde, esses desafios tornam-se ainda mais relevantes. Além dos impactos econômicos, a indisponibilidade de um produto, erros na rastreabilidade ou falhas no controle de lotes e validades podem comprometer auditorias, gerar não conformidades regulatórias e afetar toda a cadeia de abastecimento.

Por isso, manter elevados índices de acuracidade deixou de ser apenas uma boa prática operacional para se tornar um requisito essencial para empresas que buscam eficiência, conformidade regulatória e excelência logística.

O que é acuracidade de estoque?

A acuracidade de estoque é o indicador que mede o nível de conformidade entre o estoque físico existente no armazém e as informações registradas nos sistemas de gestão, como ERP e WMS.

Em outras palavras, ela demonstra o quanto os dados utilizados pela empresa representam fielmente a realidade da operação.

Quanto maior esse índice, maior a confiabilidade das informações utilizadas para planejar compras, controlar reposições, administrar níveis de estoque e atender aos clientes com segurança.

À primeira vista, esse resultado pode parecer satisfatório. Entretanto, em operações de grande porte, pequenas diferenças percentuais podem representar valores financeiros bastante significativos.

Por que a acuracidade é crítica na área da saúde?

Embora a acuracidade seja importante em qualquer segmento, sua relevância é ainda maior na logística de produtos para saúde.

Diferentemente de outros mercados, onde uma divergência normalmente resulta em perdas financeiras ou atrasos nas entregas, no setor healthcare ela pode comprometer a rastreabilidade dos produtos, dificultar processos de recall, gerar não conformidades regulatórias e afetar diretamente a segurança do paciente.

Além disso, fabricantes, distribuidores, operadores logísticos, hospitais e clínicas dependem de informações precisas para garantir a disponibilidade dos produtos certos, no momento correto e com total controle sobre lote, validade e histórico de movimentação.

Entre os principais fatores que tornam a acuracidade indispensável nesse segmento, destacam-se:

• Controle rigoroso de lotes e datas de validade, garantindo total rastreabilidade dos produtos;
• Atendimento às exigências regulatórias da ANVISA e demais normas aplicáveis ao setor;
• Aplicação correta da metodologia FEFO, reduzindo perdas por vencimento;
• Disponibilidade contínua de produtos críticos, evitando impactos em procedimentos médicos;
• Rapidez e segurança em processos de recall, quando necessários;
• Maior confiabilidade para auditorias, inspeções e certificações.

Mais do que um indicador de desempenho, a acuracidade representa um dos pilares da segurança e da qualidade nas operações logísticas voltadas ao segmento de produtos para saúde.

Principais causas das divergências de estoque

Pequenas falhas ao longo da operação geram grandes impactos. A jornada do produto, do recebimento às pessoas envolvidas, concentra as principais origens das divergências.

A baixa acuracidade dificilmente é consequência de um único erro. Na maioria das operações, as divergências são resultado da soma de pequenas falhas distribuídas ao longo do fluxo logístico.

Um recebimento realizado sem conferência adequada, uma movimentação não registrada no WMS, uma separação executada de forma incorreta ou uma devolução processada parcialmente são exemplos de situações que, isoladamente, parecem pouco relevantes, mas que comprometem gradativamente a confiabilidade do estoque.

Cada etapa do processo representa uma oportunidade tanto para preservar quanto para deteriorar a acuracidade. Por esse motivo, empresas que apresentam elevados índices de confiabilidade normalmente possuem procedimentos padronizados, controles sistêmicos e auditorias distribuídas ao longo de toda a operação, e não apenas durante os inventários.

Em operações de produtos para saúde, essas falhas tornam-se ainda mais críticas. Além das divergências quantitativas, qualquer inconsistência envolvendo lotes, datas de validade ou rastreabilidade pode comprometer auditorias regulatórias, dificultar processos de recall e colocar em risco toda a segurança da cadeia logística.

Impactos financeiros de um estoque impreciso

Divergências de estoque geram custos diretos e indiretos:

• Capital parado com estoques excessivos;
• Compras desnecessárias;
• Rupturas e vendas perdidas;
• Perdas por vencimento ou obsolescência;
• Retrabalho e maior custo operacional;
• Multas e não conformidades regulatórias;
• Insatisfação e perda de clientes.

Como aumentar a acuracidade de estoque

Alcançar elevados índices de acuracidade não depende apenas da realização periódica de inventários. Na prática, a confiabilidade do estoque é consequência de uma cultura operacional baseada em disciplina de processos, padronização, tecnologia e melhoria contínua.

Empresas que mantêm índices superiores a 99% normalmente controlam cada movimentação desde o recebimento até a expedição, reduzindo ao máximo a possibilidade de erro humano.

Algumas práticas são fundamentais para construir esse nível de confiabilidade:

Ao combinar processos bem definidos, tecnologia adequada, equipes capacitadas e indicadores de desempenho, a acuracidade deixa de ser apenas uma meta operacional e passa a representar um diferencial competitivo.

Em um segmento altamente regulado como o de produtos para saúde, esse controle proporciona maior previsibilidade, reduz perdas, fortalece a conformidade regulatória e aumenta a confiança de clientes, órgãos fiscalizadores e parceiros de negócio.

O papel do WMS na acuracidade

Manter elevados índices de acuracidade depende de processos bem definidos, equipes capacitadas e do uso adequado da tecnologia. Nesse contexto, o WMS desempenha papel fundamental ao registrar e controlar todas as movimentações do estoque em tempo real, desde o recebimento até a expedição.

Ao gerenciar endereçamentos, controlar lotes e datas de validade, aplicar regras como o FEFO e validar as movimentações por meio de coletores de dados, o sistema reduz falhas de registro e minimiza erros operacionais, contribuindo diretamente para a confiabilidade das informações.

Além disso, o WMS proporciona rastreabilidade completa dos produtos e disponibiliza informações precisas para inventários, auditorias e tomada de decisão, permitindo que eventuais divergências sejam identificadas e corrigidas rapidamente.

Entretanto, é importante destacar que o WMS, por si só, não garante uma operação com alta acuracidade. Seus melhores resultados são obtidos quando está integrado a processos padronizados, cadastros consistentes, treinamentos contínuos e uma cultura organizacional voltada à qualidade e à melhoria contínua.

O WMS controla, organiza e valida as informações da operação, atuando em cinco frentes principais:

• Endereçamento;
• Lotes e validade;
• Regras FEFO;
• Inventários;
• Bloqueios e liberações.

Indicadores que não podem faltar

Não basta medir apenas o índice de acuracidade do estoque. Para garantir a melhoria contínua, é fundamental acompanhar outros indicadores que permitam identificar a origem das divergências, avaliar a eficiência dos processos e agir preventivamente antes que pequenos desvios comprometam a operação.

Entre os principais indicadores, destacam-se:

Mais importante do que acompanhar esses indicadores isoladamente é analisar sua evolução ao longo do tempo. Uma gestão baseada em dados permite identificar tendências, atuar sobre as causas raiz e promover melhorias contínuas, elevando gradativamente a confiabilidade do estoque e a eficiência operacional.

Como a STRALOG trabalha a acuracidade de estoque

Na STRALOG, a acuracidade de estoque é tratada como um dos pilares da excelência operacional. Mais do que realizar inventários periódicos, trabalhamos para que cada movimentação seja executada com segurança, rastreabilidade e total confiabilidade das informações.

Para isso, nossas operações são sustentadas por uma combinação de processos padronizados, tecnologia, monitoramento contínuo e uma equipe especializada no segmento de produtos para saúde.

Entre as principais práticas adotadas destacam-se:

• Processos operacionais padronizados, com procedimentos documentados e foco na prevenção de falhas;
• WMS robusto e integrado, garantindo o registro e a rastreabilidade de todas as movimentações;
• Controle rigoroso de lotes e datas de validade, com aplicação da metodologia FEFO;
• Inventários rotativos e auditorias periódicas, assegurando elevados índices de confiabilidade do estoque;
• Monitoramento contínuo por indicadores de desempenho, permitindo identificar rapidamente desvios e oportunidades de melhoria;
• Equipe capacitada e especializada no segmento healthcare, preparada para atender às exigências regulatórias e às particularidades do setor;
• Cultura de melhoria contínua, buscando constantemente maior eficiência operacional, redução de perdas e excelência no nível de serviço.

Esse conjunto de práticas permite que nossos clientes tenham informações confiáveis para planejar suas operações, reduzir riscos, atender aos requisitos regulatórios e tomar decisões com mais segurança, transformando a gestão de estoques em uma vantagem competitiva para seus negócios.

20 anos de experiência em logística para saúde · estrutura moderna e certificada · tecnologia, processos e pessoas alinhados · compromisso com qualidade, compliance e segurança.

Conclusão

A acuracidade de estoque não é consequência da realização de inventários. Ela é o resultado de uma operação disciplinada, construída diariamente por meio de processos consistentes, tecnologia adequada e pessoas comprometidas com a qualidade.

Quando as informações do estoque são confiáveis, toda a cadeia logística funciona melhor. Compras tornam-se mais assertivas, perdas são reduzidas, auditorias são conduzidas com segurança e as decisões passam a ser baseadas em fatos, e não em estimativas.

Em um mercado onde eficiência, rastreabilidade e conformidade são fatores decisivos para a competitividade, investir em acuracidade é investir na sustentabilidade e no futuro da operação logística.