O CAMINHO PARA A EFICIÊNCIA NO ABASTECIMENTO DOS HOSPITAIS

Parte essencial nas empresas dos mais variados segmentos, a logística é o
departamento responsável pela gestão dos materiais, ou seja, administra recursos,
planeja a produção, o armazenamento, o transporte e a distribuição desses itens.

E quando se fala em saúde, a organização desse setor é fundamental. Além da
logística interna dos hospitais, também é importante que os gestores conheçam
como seus fornecedores armazenam os produtos, quer dizer, como a logística está
organizada para que os suprimentos sejam armazenados com segurança e
cheguem no prazo correto nos hospitais, atendendo aos pacientes sem falhas.

“De nada adiantam todos os processos e controles de qualidade de uma fábrica se
o restante da cadeia não toma os mesmos cuidados, comprometendo a qualidade
e a integridade dos produtos, com riscos de contaminações, por exemplo”, relata
Vitor Tamarozzi, sócio-diretor da Stralog, empresa especializada em soluções
logísticas.

Segundo ele, uma vez que a clínica ou o hospital conhece o seu fornecedor e
confia nele, poderá focar em atender e cuidar bem dos pacientes, sabendo que
terá total apoio no momento certo.
A logística desse setor pode ser dividida em duas grandes áreas, como explica
Tamarozzi:

Armazenagem: compreende receber, conferir adequadamente (física e
qualitativamente), etiquetar ou rotular (por exemplo itens importados não
“tropicalizados”) e estocar respeitando o endereçamento dos produtos de forma
que garanta a rastreabilidade de cada lote e sua respectiva data de fabricação e
validade. Também envolve os processos de separação, montagem de kits e
expedição, de acordo com as características de cada artigo, suas fragilidades ou
necessidades especiais de acondicionamento. Nesse processo também está
incluído o uso de um bom sistema de gerenciamento de armazenagem, que
auxiliará no controle das informações pertinentes a cada processo citado.

Distribuição: compreende o transporte dos produtos até hospitais, clínicas,
distribuidores, varejistas ou o consumidor final.

TERCEIRIZAÇÃO

As áreas citadas anteriormente podem ser administradas pelos
fabricantes/distribuidores de produtos em suas próprias instalações ou eles
podem contratar empresas especializadas, os chamados operadores logísticos,
que possuem estrutura física para gerenciar todo o processo de armazenagem e
distribuir esses suprimentos nos hospitais e clínicas.

Segundo Tamarozzi, uma das vantagens da terceirização é a previsibilidade, tanto
com relação aos prazos de atendimento – nos processos de separação,
embalagem e entrega – quanto a respeito da acuracidade de estoque.
“Trabalhando com empresas especializadas em operações logísticas, é de se
esperar melhor controle nos processos e maior previsibilidade nas operações”,
expõe.

Custos variáveis também podem ser considerados uma grande vantagem da
terceirização. Na maioria dos casos, os custos logísticos de armazenagem (que
inclui os processos de movimentação, estocagem e embalagem de materiais) se
tornam variáveis, ou seja, paga-se pelo que utiliza, evitando custos fixos ou
ociosidade. Os custos que maior representam este ponto são os de infraestrutura
de armazenagem, como aluguel, seguro e manutenção; e os de mão de obra,
especialmente passivo trabalhista e encargos. “Esta vantagem se aplica
principalmente para empresas que estão em rápida expansão ou que possuem
uma demanda muito sazonal”, acrescenta o sócio-diretor da Stralog.

Outro fator positivo da terceirização é a flexibilidade de crescimento. “O operador
logístico pode proporcionar a ampliação da operação logística do seu cliente de
forma rápida e segura, evitando que ele tenha de investir em espaço, adequação
física, compra de equipamentos, contratações e treinamento”, explica.

Para a maioria das indústrias e distribuidores, logística é uma área de apoio, assim
como RH, TI e Manutenção. “Apesar de estratégica e de fundamental importância
para o negócio, ela sempre será uma área de apoio. Portanto, terceirizar a operação
logística com um especialista possibilita ao contratante mais tempo dedicado ao
seu core business, ou seja, equipe voltada 100% ao que realmente trará resultados,
seja em vendas, compras, desenvolvimento de fornecedores e produtos ou
marketing”, relata Tamarozzi.

Além disso, o operador logístico tem conhecimento para assessorar as empresas
no controle de estoque, orientando sobre pontos de reposição, políticas de inventário e o momento certo de colocar o pedido em função do lead-time de
entrega de seus fornecedores. Consequentemente, essa organização resultará em
redução do nível de estoque, eventuais perdas por validade ou falta de
acuracidade, evitando, ainda, a perda de pedidos por ruptura de estoques.

DESAFIOS

A cadeia logística de produtos para saúde é ampla e repleta de variáveis e
exigências, pois envolve produtos que serão utilizados ou consumidos em casos
muito especiais. Tamarozzi explica que muitas dessas variáveis fogem do controle
de qualquer empresa, como fatores climáticos, condição de estradas e rodovias,
além da dependência de muitos órgãos de fiscalização ao mesmo tempo
(especialmente em importações).
“Portanto, o que faz a diferença para se ter um bom desempenho logístico é a
velocidade de resposta operacional quando alguma dessas variáveis começar a
impactar na gestão e metas das empresas. Isso quer dizer que o grande desafio é a
rápida tomada de decisão, com informações e ações ágeis, eficientes e seguras
para avançar com os negócios mesmo com algum desses imprevistos”, expõe.
Quando se considera a terceirização das operações logísticas, para que o operador
consiga tomar decisões rapidamente junto com seu cliente nos casos citados
acima, é fundamental que o operador conheça toda a cadeia logística, desde o
fabricante até a utilização ou consumo dos produtos que estarão sob sua
responsabilidade, sejam equipamentos, descartáveis ou próteses. Assim como
entender sobre as políticas de compra, venda, utilização ou consumo de cada
produto, e ter um bom relacionamento com todos os players desta cadeia, como
hospitais, clínicas, órgãos reguladores e convênios médicos.

A ESCOLHA DO PARCEIRO

Para que o fornecedor de suprimentos hospitalares escolha o melhor parceiro

Tamarozzi aconselha certificar-se de que o operador logístico:

Tenha todas as licenças e autorizações obrigatórias para trabalhar no segmento
médico-hospitalar (ou produtos para saúde);

Possua um processo operacional implantado e seguro que garanta a integridade
física dos produtos sob sua responsabilidade, assim como rastreabilidade de lotes,
validade e demais dados logísticos pertinentes;
Preze por uma parceria de longo prazo, na qual ambos devem buscar a eficiência
da cadeia logística como um todo, com foco na redução de custos e no ganho em
qualidade;

Tenha um bom controle de informações, com respostas ágeis e seguras para
tomadas de decisão;

Monitore e controle seus processos com indicadores de produtividade,
desempenho e custos, visando ações para a melhoria contínua da operação.

A parceria entre operador logístico e cliente deve ser baseada em extrema
confiança entre ambos. “A responsabilidade se assemelha à de um banco, que
administra o dinheiro das pessoas ou empresas. O operador logístico, por sua vez,
‘administra’ ou ‘cuida’ do dinheiro dos seus clientes em forma de produto. Se a
empresa vende, mas o operador logístico não entrega ou entrega errado, a
contratante não recebe”, ilustra Tamarozzi.

De acordo com ele, o operador logístico deve ser visto como um parceiro
estratégico, não somente pela responsabilidade de armazenar e entregar
corretamente, mas também por fornecer informações adequadas, rápidas e
seguras que proporcionem o suporte necessário para a contratante planejar suas
compras, políticas de estoque e campanhas promocionais. Por exemplo, em alguns
casos, pode auxiliar no desenvolvimento da embalagem dos produtos para reduzir
o volume de estocagem e transporte e, consequentemente, diminuir os custos,
sem alterar a imagem ou a integridade do item.

Nos casos de licitações, a flexibilidade operacional oferecida pelo parceiro pode
trazer grandes vantagens em redução de gastos e eficiência para atender ao
cliente final. “Nas situações em que grandes lotes são comprados e vendidos
rapidamente, porém com muita sazonalidade, o custo da infraestrutura aplicada a
esta operação será correspondente ou proporcional apenas ao espaço e a equipe
utilizados no período exato à sua comercialização, eliminando a necessidade de a
empresa manter espaço e equipe que ficarão ociosos quando não houver este tipo
de operação comercial”, acrescenta Tamarozzi.

Para o cliente final, ou seja, hospitais e clínicas, o operador logístico pode também
funcionar como um equalizador de estoques. O sócio-diretor da Stralog diz que os
processos de abastecimento das clínicas e hospitais e a utilização dos produtos,
para consumo ou aplicação, se assemelham a uma linha de produção gerenciada
com a metodologia just-in-time, ou seja, recebe somente o necessário, no
momento certo (veja na matéria a seguir um case de hospital que aplicou esse
conceito na área de medicamentos). Dessa forma, evita acúmulos de estoque,
proporcionando melhor gestão financeira de capital imobilizado e menor utilização de espaços.

Sobre o “medo” da terceirização, Tamarozzi diz que existem alguns riscos
atrelados, porém, tomando os cuidados já expostos e escolhendo o parceiro
logístico que tenha estrutura compatível com o tamanho e objetivos da empresa,
os benefícios e as oportunidades são muito superiores aos riscos.

“Existem também meios de ‘testar’ a operação terceirizada sem que seja
transferido 100% do estoque para o operador logístico, realizando e monitorando
constantemente os processos e níveis de serviço até que a contratante se sinta
confortável e confiante no serviço prestado por seu parceiro”, sugere.

TECNOLOGIA

Atualmente existe uma grande variedade de ferramentas que auxiliam nos
controles logísticos. Uma das mais importantes é o WMS – Warehouse
Management System, sistema responsável pelo registro e controle dos processos
de armazenagem, desde o recebimento dos produtos até a expedição. Com ele é
possível rastrear qualquer item do estoque, através do código, lote ou validade.
Também oferece recursos para diferentes processos de separação que podem ser
adequados com a dinâmica da empresa e características de produtos. Além de
funcionalidades auxiliares de inventários, integrações com ERPs (Enterprise
Resource Planning, ou planejamento dos recursos da empresa), suporte a
faturamento e integrações com radiofrequência.

“Porém, antes de procurar uma ferramenta de WMS, é fundamental que o fluxo
operacional e a troca de informação na cadeia logística estejam muito bem
definidas pois, só assim, o WMS trará agilidade ao processo e segurança nas
informações”, avisa Tamarozzi.

Outra ferramenta bastante utilizada é o TMS – Transportation Management System,
responsável, entre outros, pelo monitoramento e roteirização das entregas,
garantindo informações rápidas e precisas sobre os produtos que estão em
trânsito. Também há soluções de BI – Business Inteligence, responsáveis por gerar
relatórios com indicadores operacionais fundamentas para o monitoramento das
operações, auxiliando em rápidas tomadas de decisão.

O sistema just-in-time na distribuição de suprimentos no ambiente hospitalar

Na matéria anterior, falamos sobre o processo logístico dos suprimentos de saúde
até sua chegada nos hospitais, ou seja, do fornecedor ao cliente, envolvendo
armazenagem, controle do estoque e distribuição. Nesta matéria, a logística é da
porta do hospital para dentro, ou seja, como é feito o gerenciamento desses itens,
para uso ou consumo. Quem nos deu todo o suporte para o conteúdo foi o professor Giorgio Chiesa, doutor e mestre em Engenharia de Produção, consultor
responsável pela área de projetos especiais da Stralog.

Ele nos mostrou o trabalho “Just-in-time na distribuição de suprimentos no
ambiente hospitalar: o caso de um hospital privado”, elaborado por André Moraes
dos Santos e Antônio Carlos Gastaud Maçada, da UFRGS – Universidade Federal
do Rio Grande do Sul. O objetivo do estudo foi analisar a utilização do método de
gestão da produção just-in-time (JIT) como técnica gerencial para a área hospitalar.

O JIT apresenta uma filosofia de enxugamento, simplificação e melhoria contínua
do processo produtivo. Trata-se de um sistema de administração da produção que
determina que nada deve ser feito, transportado ou comprado antes da hora exata.
Ou seja, o objetivo é produzir a quantidade demandada a uma qualidade perfeita,
sem excesso e de forma rápida.

No ambiente hospitalar, este sistema é aplicado geralmente na área de controle de
materiais e suprimentos, pois os processos são mais simplificados e repetitivos.
Muitos hospitais americanos utilizam o JIT na distribuição de remédios, alimentos e
itens de enfermagem. Na entrega das refeições, por exemplo, o método permite
ao paciente escolher o que deseja comer um pouco antes de o prato ser servido.
Com isso, o hospital reduz custos, evitando o desperdício de refeições que não são
consumidas, e aumenta a satisfação do cliente. Em hospitais ingleses, o JIT foi
utilizado na área cirúrgica.

De acordo com o estudo, para que o sistema seja usado na distribuição de
medicamentos e suprimentos hospitalares, é necessária a definição dos produtos a
serem consumidos. O Sistema de Distribuição de Medicamentos por Dose Unitária
(SDMDU), que padroniza os medicamentos, vem sendo aplicado com êxito nos
países da América do Norte e Europa, evitando erros e desperdícios através da
simplificação e do maior controle do processo. Neste sistema, a dose do
medicamento a ser administrada é preparada, embalada, identificada e dispensada
pronta para ser utilizada no paciente. Outra característica é que na unidade de
enfermagem ficam somente as quantidades unitárias necessárias para 24 horas de
tratamento, sendo renovadas ao fim deste período seguindo as orientações
médicas. O aumento da qualidade da assistência prestada ao paciente reduz o
tempo de recuperação e sua permanência no hospital, o que diminui custos e
riscos de infecções e doenças.

Com o objetivo de verificar a utilização prática do SDMDU como base para um
sistema JIT, foi realizado um estudo de caso em uma organização hospitalar
privada de Porto Alegre, RS. Para obter as informações necessárias para a investigação, foram realizadas entrevistas com a gerência de materiais e de
enfermagem.

O hospital estudado distribui os medicamentos em doses individuais por paciente,
utilizando os conceitos básicos do sistema de dose unitária. Entretanto, nem todos
os remédios são distribuídos desta forma e somente alguns não exigem nenhuma
manipulação ou preparo pela unidade de enfermagem. O sistema foi implantado
há aproximadamente 10 anos e vem sendo aperfeiçoado desde então. A figura a
seguir representa, de forma resumida, seu funcionamento.

Ao prescrever, o médico decide o medicamento, a quantidade da dose e o
intervalo de tempo em que deverá ser administrado ao paciente. A prescrição pode
ser entendida como uma ordem que dispara o processo para a produção deste
pedido. O conceito de produto ou serviço a ser realizado cobre tanto os materiais
necessários quanto a aplicação no paciente no tempo certo e na quantidade certa.

Após a prescrição, a equipe de auxiliares de farmácia ou enfermagem realiza o
aprazamento, que é a distribuição das doses prescritas para um período de 24
horas.

Também é feita a explosão do pedido, incluindo os demais itens necessários para
prover o serviço solicitado. Por exemplo, para ser administrado um medicamento
injetável, no mínimo serão necessárias uma seringa e uma agulha. Além de atuar na
farmácia, os profissionais do setor realizam o aprazamento junto às unidades de
enfermagem nos horários mais críticos. Nesta programação é indicada a explosão
dos horários e de todos os materiais e medicamentos para poder atender à ordem
de prescrição.

O pedido, realizado na enfermaria, é encaminhado para a farmácia. No local existe
um profissional que digita a solicitação, a prescrição e o aprazamento manuscritos
em um sistema computadorizado. Isto gera uma ordem interna na farmácia para a
montagem do pedido.

A seguir, um profissional apanha os suprimentos solicitados, preparando e
acondicionando-os em uma embalagem apropriada, devidamente identificada e
individualizada por paciente. Os componentes são conferidos com a prescrição
manual para evitar possíveis erros de digitação e interpretação. Finalmente os
produtos são envidados às unidades de enfermagem solicitantes, onde serão
administrados seguindo um rigoroso processo de verificação: medicamento certo,
paciente certo, quantidade certa, tempo certo e preparo certo. Caso um remédio
não seja utilizado e a sua embalagem não tenha sido violada, ele retorna à farmácia
para ser reutilizado. Alguns medicamentos já estão sendo solicitados e fornecidos
na forma de kits, o que facilita o processo e ajuda a reduzir os erros.

No sistema tradicional existiam estoques em cada unidade de enfermagem, o que
dificultava o controle das quantidades e dos prazos de validade. Muito trabalho era
desperdiçado com requisições e controle dessas áreas. Com a centralização e a
utilização do sistema por dose unitária, eliminaram-se estes estoques, liberando os
profissionais de enfermagem para suas atividades principais.

RESULTADOS

De acordo com o trabalho apresentado, foram encontradas várias características
do JIT na distribuição interna de medicamentos, confirmando a hipótese de que o
SDMDU pode ser utilizado como base para a implantação do sistema.

Os entrevistados do hospital em questão relataram que perceberam uma
considerável redução nos erros de administração de medicamentos. A
padronização e o maior controle da qualidade e validade dos medicamentos
contribuíram para a redução destas falhas.

A instituição de saúde não tinha fornecedores que pudessem trabalhar integrados
entregando produtos no sistema JIT. Muitas vezes os pedidos eram feitos para
fornecedores distantes geograficamente, o que aumentava ainda mais o tempo de
entrega. Entretanto, muitas vezes, o custo de ter estoque para suprir este período
mais longo de espera era compensado por custos menores no produto.

Embora não tenha sido um ponto muito evidente, alguns conceitos da
operacionalização através do sistema Kanban foram encontrados, ou seja, para
cada paciente existia um pequeno container plástico, identificado, que servia para
acondicionar e transportar os suprimentos suficientes para 24 horas.

O uso do sistema também permitiu flexibilizar o trabalho dos profissionais da
farmácia, que passaram a auxiliar as unidades de enfermagem no processo de
aprazamento, principalmente nos horários críticos. Terminadas as atividades, eles
retornam para o seu posto de trabalho de origem.
Em resumo, foram percebidas as seguintes vantagens com a utilização deste
sistema de distribuição de medicamentos e suprimentos: redução de estoques nas
unidades de enfermagem e farmácia; diminuição dos erros com a administração de
medicamentos; redução dos desperdícios com medicamentos vencidos ou não
utilizados; maior acurácia no controle de custos e processos; e maior padronização
na utilização de medicamentos, facilitando o controle.

Importante salientar que a parceria entre hospital e fornecedor e a confiabilidade
nos prazos de entrega são fatores muito importantes para a implantação do JIT. No caso estudado, não havia este relacionamento, o que limitou a utilização do
sistema apenas à distribuição interna de materiais e medicamentos.

O estabelecimento de parcerias entre fornecedores e hospitais pode reduzir o
número de ordens e controles necessários para distribuição interna do item
recebido. Com a ajuda da tecnologia, os pedidos podem ser gerados no seu local
de consumo diretamente para o fornecedor e este entrega no departamento
solicitante, dentro do cliente.

Matéria originalmente publicada na Revista Hospitais Brasil edição 83, de
janeiro/fevereiro de 2017. Para vê-la no original,
acesse: portalhospitaisbrasil.com.br/edicao-83-revista-hospitais-brasil

O caminho para a eficiência no abastecimento dos hospitais